Ako vytvárať opakujúce sa udalosti a zdieľať kalendáre na mobilnom telefóne.
Kalendár vo vašom telefóne dokáže oveľa viac než len zaznamenávať narodeniny. Pomáha oddeliť osobné a pracovné stretnutia, opakovať úlohy, pozývať ďalších ľudí a dostávať pripomienky v správnom čase. Výzvou je zdieľať iba to, čo je potrebné: rodinný kalendár môže umožňovať úpravy, zatiaľ čo pracovný kalendár môže zobrazovať iba dostupnosť. V tejto príručke sa dozviete, ako vytvárať opakujúce sa udalosti a zdieľané kalendáre v systéme Android a iPhone, ako si vybrať povolenia a ako sa vyhnúť konfliktom časových pásiem.
Pred zdieľaním oddeľte kalendáre.
Začnite tým, že si vytvoríte zoznam toho, čo sa naozaj má zobraziť pohromade. Môžete si vytvoriť jeden kalendár pre rodinu, ďalší pre prácu, ďalší pre štúdium a jeden pre osobné použitie. Toto oddelenie zvyšuje bezpečnosť zdieľania: pozvaním niekoho do kalendára “Stretnutia” sa automaticky nezobrazia vaše osobné stretnutia, pokiaľ sú v rôznych kalendároch. Na identifikáciu každého kalendára použite jasné farby a názvy.
Neuvádzajte v názve zdieľanej udalosti citlivé informácie. Názov ako “konzultácia” prezrádza menej ako diagnózu a miesto konania je možné vynechať, ak to nie je potrebné. V školských alebo firemných účtoch môže správca obmedziť zdieľanie a zmeniť dostupné možnosti.
Ako vytvoriť opakujúce sa udalosti v Kalendári Google
V systéme Android otvorte Kalendár Google, klepnite na Vytvoriť a vybrať Udalosť. Zadajte názov, dátum, čas a kalendár. Klepnite na Už sa to neopakuje. Vyberte dennú, týždennú, mesačnú, ročnú alebo vlastnú možnosť. Ak je opakovanie dočasné, nastavte dátum ukončenia a uložte ho. Spoločnosť Google odporúča, aby opakujúce sa série mali obmedzený počet výskytov; v prípade dlhodobých rutín si série prezerajte raz ročne.
- Vyberte si správne časové pásmo pre udalosť, najmä pri cestovaní.
- Pridajte pripomienku zodpovedajúcu času cesty.
- Použite popis ako pokyny, ale vyhnite sa uvádzaniu hesiel alebo prihlasovacích údajov.
- Pri úprave vyberte, či sa zmena vzťahuje na túto udalosť, na budúce udalosti alebo na celú sériu.
Ak sa stretnutie koná každý pondelok, vytvorte sériu iba raz. V prípade sviatkov alebo výnimiek upravte iba daný výskyt. Ak sa harmonogram zmení, zmeňte nadchádzajúce udalosti namiesto opätovného vytvárania viacerých kalendárov. Tým sa zabráni duplicitám a zachová sa história.
Ako zdieľať Kalendár Google
V systéme Android otvorte ponuku Kalendára Google a potom prejdite na Nastavenia a vyberte kalendár. V časti “Zdieľané s” klepnite na Pridať ľudí a skupiny, Vyberte kontakty a nastavte úroveň prístupu. Môžete im povoliť iba zobrazenie dostupnosti, zobrazenie podrobností, úpravu udalostí alebo správu zdieľania. Osoba dostane e-mail a musí prijať pozvánku.
Používajte minimálne potrebné povolenia. Pre rodinu, ktorá si plánuje stretnutia, môže byť užitočné “vykonávať zmeny”. Pre kolegu, ktorý potrebuje vedieť iba o vašom zaneprázdnení, obmedzte dostupnosť. Ak pozvánka nepríde, potvrďte adresu a požiadajte danú osobu, aby si skontrolovala priečinok so spamom. Po dokončení projektu odstráňte staré prístupové povolenia.
Ako vytvoriť kalendár na iPhone
Otvorte aplikáciu Kalendár, klepnite na Kalendáre a vybrať Pridať do kalendára. Pomenujte ju, vyberte farbu a vyberte účet, v ktorom sa bude ukladať, napríklad iCloud, Google alebo iný účet nakonfigurovaný v zariadení. Pri vytváraní udalosti začiarknite pole Kalendár, aby ste predišli náhodnému uloženiu osobnej schôdzky do zdieľaného kalendára.
Ak chcete udalosť zopakovať, vytvoriť alebo upraviť schôdzku, klepnite na Opakovať a vyberte frekvenciu. Môžete tiež pridať upozornenie, adresu a prílohu. Adresa môže umožniť Mapám odhadnúť čas cesty a upozorniť vás, kedy máte odísť. Nepridávajte citlivé dokumenty do zdieľanej udalosti, ak ich nepotrebujú všetci hostia.
Ako zdieľať kalendár v iCloude
V aplikácii Kalendár klepnite na Kalendáre, Klepnite na tlačidlo informácií vedľa kalendára iCloud a vyberte Pridať osobu. Informujte kontakt a uveďte, či ho môže upravovať. V prípade kalendára iba na čítanie použite možnosť zdieľať verejný odkaz iba vtedy, keď si udalosti môže zobraziť ktokoľvek. Zdieľanie zastavte po skončení aktivity.
Zdieľanie cez iCloud je určené pre ľudí s účtom Apple. Ak niekto používa Android alebo inú platformu, overte si, či by bola lepšia pozvánka e-mailom alebo pozvánka z Kalendára Google. Miešanie účtov nie je problém, ale môžu existovať rozdiely v synchronizácii a povoleniach.
Časové pásma, upozornenia a konflikty
Udalosť vytvorená v Cuiabá a zobrazená v Lisabone sa môže zobraziť v inom čase. Použite časové pásmo udalosti, nie nevyhnutne aktuálne časové pásmo vášho telefónu. Pri cestovaní skontrolujte, či je váš kalendár nastavený na automatickú aktualizáciu času. V prípade online stretnutí skontrolujte čas zobrazený na pozvánke a vyhnite sa manuálnemu kopírovaniu času do inej aplikácie.
Nevytvárajte dve udalosti pre tú istú schôdzku len preto, že ste dostali pozvánku. Prijmite pozvánku v správnom kalendári a vymažte duplicitný koncept. Ak vás príliš veľa upozornení obťažuje, ponechajte si jedno upozornenie pre danú udalosť a ďalšie iba pre schôdzky, ktoré si vyžadujú cestovanie. Kalendár plný pripomienok stráca svoju užitočnosť.
Súkromie pri zdieľaní
Pravidelne kontrolujte svoj zoznam hostí. Pre skupiny používajte samostatný kalendár, ktorý nie je súčasťou vášho osobného kalendára. Naplánujte si súkromné udalosti, keď to služba umožňuje, a kvôli pohodliu sa vyhnite zverejňovaniu kalendárov. V pracovných účtoch môžu administrátori viesť záznamy a obmedziť, čo môžu hostia vidieť.
Často kladené otázky
Môžem zdieľať iba jednu udalosť?
Áno. V Kalendári Google môžete pozvať ľudí na udalosť bez zdieľania celého kalendára. Na iPhone pridajte hostí k schôdzke a definujte, čo sa bude odosielať.
Čo sa stane, keď upravím sériu?
Služba sa opýta, či sa zmena vzťahuje na jednu udalosť, budúce udalosti alebo všetky udalosti. Vyberte si starostlivo, aby ste sa vyhli zmene predtým naplánovaných záväzkov.
Prečo sa nezobrazuje zdieľaný kalendár?
Overte, či bola pozvánka prijatá, či je pripojený správny účet a či je aktívna synchronizácia. Niektoré registrácie vyžadujú prehliadač v počítači alebo schválenie vlastníkom.
Mám používať verejný kalendár?
Iba pre informácie, ktoré si môže zobraziť ktokoľvek, napríklad otváracie hodiny. Pre rodinu, klientov alebo zamestnancov ponúkajú súkromné pozvánky lepšiu kontrolu.
Záver
Zdieľané kalendáre fungujú najlepšie, keď má každý kalendár svoj účel a každá osoba dostane iba potrebné povolenia. Vytvorte série s termínmi, skontrolujte výnimky a pred potvrdením skontrolujte časové pásma. Vďaka farbám, pripomienkam a rutine kontroly sa váš telefón stane spoľahlivým miestom stretnutí bez odhalenia podrobností, ktoré nikto nemusí vidieť.
Pred začiatkom každého týždňa otvorte prekrývajúce sa kalendáre a hľadajte konflikty v plánovaní. Keď sa potrebujú zúčastniť dvaja ľudia, použite možnosť „hostia udalosti“ namiesto manuálneho písania tej istej schôdzky. Takto sa zmeny plánu dostanú ku každému a zaznamená sa reakcia. V prípade opakujúcich sa udalostí vykonávajte mesačnú kontrolu: odstráňte staré série, aktualizujte odkazy na videokonferencie a potvrďte, kto stále potrebuje prístup. Tento malý rituál udržiava kalendár užitočný bez toho, aby sa z neho stala zbierka zabudnutých pripomienok.
Ak kalendár používa medzinárodný tím, uveďte časové pásmo v názve alebo popise stretnutia a uprednostnite časy, ktoré sú jasne viditeľné pre všetkých. Pri zmene zariadení si ponechajte rovnaký účet a pred opätovným vytvorením udalostí počkajte na synchronizáciu. Exportovanie kópie alebo udržiavanie druhej kontaktnej metódy pre dôležité stretnutia vám umožní vyhnúť sa spoliehaniu sa na jednu obrazovku.
V prípade udalostí, na ktorých sa zúčastňujú aj iní ľudia, potvrďte odpovede hostí a priebežne aktualizujte informácie o udalosti.
