Google Drive: Paano magbahagi ng file nang hindi pinapayagan ang lahat na i-edit ito.

Ang pagbabahagi ng file sa Google Drive ay tila isang simpleng gawain, ngunit ang pagpili ng pahintulot ay tumutukoy kung ano ang maaaring gawin ng ibang tao sa nilalamang iyon. Ang isang masyadong bukas na link ay maaaring magpahintulot ng mga hindi sinasadyang pagbabago, habang ang labis na mga paghihigpit ay ginagawang isang serye ng mga kahilingan sa pag-access ang isang mabilis na kolaborasyon. Ang pinakamahusay na paraan ay ang pagsasaayos ng pag-access ayon sa layunin ng pagsusumite: pagbabasa, pagkomento, o pag-eedit.

Inaayos ng Drive ang mga desisyong ito sa dalawang antas. Maaari kang mag-imbita ng mga partikular na tao gamit ang kanilang Google account address o bumuo ng link na may pangkalahatang tuntunin. Posible ring matukoy kung maaaring i-download, i-print, at kopyahin ng tatanggap ang file, at bawiin ang access sa ibang pagkakataon. Ang mga pangalan ng button ay maaaring bahagyang magkaiba sa pagitan ng browser at app, ngunit pareho pa rin ang lohika.

Bago magbahagi, tukuyin muna kung ano ang kailangang gawin ng tao.

Magsimula sa pamamagitan ng paghihiwalay ng tatlong sitwasyon. Kung ang kailangan lang ng tatanggap ay sumangguni sa isang kontrata, isang presentasyon, o isang pangwakas na spreadsheet, gamitin ang reader function. Kung kailangan nilang mag-iwan ng mga komento nang hindi binabago ang orihinal na nilalaman, piliin ang commenter, kapag ang uri ng file ay nag-aalok ng opsyong ito. Para sa collaborative work, maaaring may katuturan ang pag-eedit, basta't nagtitiwala ka sa grupo at may paraan upang mabawi ang mga nakaraang bersyon.

Naiiwasan ng desisyong ito ang isang karaniwang pagkakamali: ang pagpapadala ng lahat ng file bilang editor dahil lamang ito ang pinakamabilis na opsyon. Sa isang collaborative na dokumento, maaaring baguhin ng isang editor ang mga pamagat, tanggalin ang mga seksyon, at muling isaayos ang impormasyon. Nakakatulong ang history ng bersyon na mabawi ang mga pagbabago, ngunit hindi nito pinapalitan ang kinakailangang pag-iingat kapag nagbibigay ng access. Sa isang file na ibinahagi sa maraming tao, unahin ang mga mambabasa at imbitahan ang mga editor nang paisa-isa.

Paano magbahagi gamit ang browser

Buksan ang Google Drive, hanapin ang file, at i-right-click ito. Piliin ang Para ibahagi. Sa lalabas na window, makakakita ka ng field para magdagdag ng mga tao at grupo, na susundan ng menu ng pahintulot. Ilagay ang mga address, piliin ang Mambabasa, Komentarista o Patnugot At tingnan ang listahan bago ipadala ang imbitasyon.

Opsyonal ang field ng mensahe, ngunit ang isang maikling pangungusap ay makakatulong na ipaliwanag ang konteksto: sabihin kung aling bersyon ang dapat gamitin, ano ang deadline, at kung kailangan lang itong repasuhin ng tatanggap. Kung available ang opsyon sa notification, panatilihin itong naka-enable kapag kailangan nang matanggap ng tao ang link sa pamamagitan ng email. Para sa mabilis na paghahatid sa isang taong inaasahan na ang file, maaaring hindi na kailangan ang notification.

Sa seksyon ng pangkalahatang pag-access, ang pamantayan ay karaniwang... Limitado. Kinakailangan ng opsyong ito na idagdag mo ang bawat awtorisadong tao. Kung gusto mong gumamit ng link, buksan ang menu at piliin ito. Sinumang may link. Susunod, itakda muli ang pahintulot. Ang isang pampublikong link sa function na Editor ay dapat ilaan para sa mga sitwasyong kontrolado, dahil sinumang makakatanggap ng address ay maaaring baguhin ang file.

Pagkatapos suriin ang mga pangalan at pahintulot, i-click ang Para ipadala o Kopyahin ang link. Kung pipiliin mong kopyahin, subukan ang address sa isang incognito window o sa isang account na walang access upang kumpirmahin kung ano ang makikita ng isang bisita. Ang pagsubok na ito ay lalong kapaki-pakinabang kapag ang file ay ilalathala sa isang grupo, sa isang website, o sa isang support system.

Paano gawin ang pagsasaayos gamit ang iyong mobile phone.

Sa Google Drive app para sa Android o iPhone, i-tap ang tatlong tuldok sa tabi ng file at piliin ang Pamahalaan ang pag-access o Para ibahagi. Ipinapakita ng app ang mga taong mayroon nang pahintulot at ang pangkalahatang lugar ng pag-access. I-tap ang pangalan ng isang tao upang baguhin ang kanilang antas ng pag-access o alisin ang pahintulot. Para bumuo ng link, buksan ang opsyong pangkalahatang pag-access at piliin ang naaangkop na tungkulin bago i-tap ang kopya.

Maaaring magpakita ng mas kaunting detalye ang mobile interface nang sabay-sabay. Samakatuwid, mag-scroll pababa upang kumpirmahin kung ang panuntunan ay nalalapat sa mga partikular na tao o sa sinumang may link. Sa mga teleponong may maraming Google account, tingnan din kung aling account ang lumalabas bilang may-ari. Maaaring nag-eedit ka ng file mula sa isang account sa trabaho habang iniisip mong ginagamit mo ang iyong personal na account.

Mambabasa, komentarista, at editor: anong mga pagbabago?

Maaaring buksan ng mambabasa ang file at, depende sa mga setting, mag-download, mag-print, o gumawa ng kopya. Hindi nito binabago ang orihinal. Maaaring i-highlight ng nagkokomento ang mga sipi at magsulat ng mga tala, ngunit hindi direktang binabago ang nilalaman. Ang opsyong ito ay kapaki-pakinabang para sa rebisyon ng teksto, pag-apruba ng badyet, at pag-verify ng datos, dahil pinapanatili nito ang isang malinaw na tala ng kung ano ang iminungkahi.

Maaaring baguhin ng editor ang nilalaman, ibahagi ito sa iba, at sa ilang mga kaso, baguhin ang mga pahintulot. Sa Google Docs, Sheets, at Slides, maaaring gumana nang sabay-sabay ang mga collaborator na may mga pribilehiyo sa pag-edit, at itinatala ng history ng bersyon ang mga pagbabago. Sa mga account sa trabaho o paaralan, maaaring limitahan ng administrator ang panlabas na pagbabahagi o alisin ang ilang mga opsyon mula sa menu.

Mayroon ding setting para pigilan ang mga mambabasa at nagkokomento sa pag-download, pag-print, o pagkopya. Hindi nito pinipigilan ang isang tao na kumuha ng screenshot o mag-transcribe ng impormasyon, ngunit binabawasan nito ang kaswal na paggamit ng nilalaman. Lumalabas ang feature na ito sa mga setting ng pagbabahagi, kadalasan sa isang menu na hugis gear. Gamitin ito kapag ang file ay naglalaman ng internal data, nang hindi itinuturing ang opsyon bilang proteksyon laban sa anumang pagkopya.

Paano suriin at alisin ang mga pahintulot sa pag-access

Bumalik sa menu Para ibahagi Tuwing magbabago ang yugto ng proyekto. Ipinapakita ng listahan ang mga tatanggap, ang kanilang antas ng pag-access, at sa ilang mga kaso, ang petsa ng pagtatapos ng imbitasyon. I-click ang pahintulot sa tabi ng isang tao upang gawin silang mambabasa, komentarista, o editor. Para tapusin ang pag-access, piliin ang Alisin ang access at kumpirmahin.

Kapag aktibo na ang pangkalahatang link, ilipat ito sa Limitado Kapag natapos na ang panahon ng kolaborasyon, kung kailangan mong panatilihin ang link, gawing reader ang function. Sa mga shared Google Workspace drive, maaaring i-override ng patakaran ng organisasyon ang mga setting sa drive. Kung walang lalabas na menu, makipag-ugnayan sa administrator o may-ari ng drive.

Mga karaniwang problema at kung paano maiiwasan ang mga ito.

Kung may magsabing kailangan mag-login ang link, tingnan kung pinaghihigpitan ang pangkalahatang access o kung hinarangan ng organisasyon ang domain ng tao. Kung ang tatanggap ay nagbukas ng mas lumang bersyon, tingnan kung nagbahagi ka ng shortcut, kopya, o ibang file na may katulad na pangalan. Para maiwasan ang kalituhan, palitan ang pangalan ng dokumento gamit ang indikasyon ng bersyon at magtabi ng hiwalay na folder ng file.

Isa pang problema ang lumilitaw kapag hindi makapag-edit ang tao. Kumpirmahin na naka-log in sila gamit ang account na nakatanggap ng imbitasyon at ang file ay wala sa read-only mode dahil sa patakaran ng isang institusyon. Sa mga spreadsheet, maaari ring pigilan ng isang protektadong hanay ang mga pagbabago kahit na ang user ay isang editor. Sa kasong ito, suriin ang proteksyon sa loob mismo ng Google Sheets.

Mga mabilisang tanong

Maaari ko ba itong ibahagi nang hindi pinapayagan ang pag-edit?

Oo. Panatilihing Restricted ang access o gamitin ang Sinuman na may link at piliin ang Reader. Ito ang pinakaligtas na kombinasyon para sa pagpapakita ng pinal na bersyon.

Ano ang mangyayari kung aalisin ko ang isang tao?

Hindi na mabubuksan ng account ang file dahil inalis na ang awtorisasyon. Kung mayroon pa ring ibang link ang account na may pangkalahatang access o isang na-download na kopya, ang pag-alis ng awtorisasyon ay hindi magbubura sa materyal na iyon.

Maaari bang ibahagi ng isang nagkokomento ang file?

Depende ito sa account at sa mga patakaran ng may-ari o administrator. Suriin ang mga setting ng pagbabahagi kung sensitibo ang dokumento.

Paano ko malalaman kung sino ang nag-modify ng file?

Buksan ang history ng bersyon o history ng aktibidad. Ipinapakita ng Docs, Sheets, at Slides ang mga awtor at oras ng maraming pagbabago, bagama't lumalabas ang ilang nakagrupong aksyon sa iisang record.

Para tingnan ang mga pangalan ng menu at mga tuntunin sa pag-access, pakitingnan din ang opisyal na dokumentasyon ng Google Drive.

Konklusyon

Ang epektibong pagbabahagi ay nangangahulugan ng pagpili ng pinakamababang pahintulot na magbibigay-daan sa iyo upang makumpleto ang gawain. Gamitin ang mambabasa para sa konsultasyon, ang nagkokomento para sa pagsusuri, at ang editor para sa tunay na kolaborasyon. Suriin ang account, subukan ang link, at alisin ang access kapag natapos na ang trabaho. Gamit ang routine na ito, nananatiling praktikal ang Google Drive nang hindi ginagawang permanenteng imbitasyon para sa mga pagbabago ang bawat file.