Google Drive: Kako deliti datoteko, ne da bi jo lahko urejali vsi.

Deljenje datoteke v storitvi Google Drive se zdi preprosta naloga, vendar izbira dovoljenj določa, kaj lahko druga oseba počne s to vsebino. Preveč odprta povezava lahko omogoči nenamerne spremembe, medtem ko pretirane omejitve hitro sodelovanje spremenijo v vrsto zahtev za dostop. Najboljši pristop je prilagoditev dostopa glede na namen oddaje: branje, komentiranje ali urejanje.

Drive te odločitve organizira na dveh ravneh. Povabite lahko določene osebe z uporabo njihovega naslova Google Računa ali ustvarite povezavo s splošnim pravilom. Možno je tudi določiti, ali lahko prejemnik prenese, natisne in kopira datoteko, ter pozneje prekliče dostop. Imena gumbov se lahko med brskalnikom in aplikacijo nekoliko razlikujejo, vendar je logika enaka.

Preden delite, določite, kaj mora oseba storiti.

Začnite z ločevanjem treh situacij. Če si mora prejemnik ogledati le pogodbo, predstavitev ali končno preglednico, uporabite funkcijo bralnika. Če mora pustiti komentarje, ne da bi spremenil izvirno vsebino, izberite komentatorja, če vrsta datoteke ponuja to možnost. Za skupno delo je urejanje morda smiselno, če zaupate skupini in imate način za obnovitev prejšnjih različic.

S to odločitvijo se izognemo pogosti napaki: pošiljanju vseh datotek kot urednik preprosto zato, ker je to najhitrejša možnost. V dokumentu, v katerem sodeluje urednik, lahko spreminja naslove, briše razdelke in reorganizira informacije. Zgodovina različic pomaga obnoviti spremembe, vendar ne nadomesti previdnosti, ki je potrebna pri odobritvi dostopa. V datoteki, ki je v skupni rabi z več ljudmi, določite prednost bralcev in povabite urednike posamezno.

Kako deliti prek brskalnika

Odprite Google Drive, poiščite datoteko in jo kliknite z desno miškino tipko. Izberite Za deljenje. V oknu, ki se prikaže, boste videli polje za dodajanje oseb in skupin, ki mu sledi meni z dovoljenji. Vnesite naslove in izberite Bralec, Komentator ali Urednik In preden pošljete povabilo, preverite seznam.

Polje za sporočilo je neobvezno, vendar kratek stavek pomaga razložiti kontekst: navedite, katero različico je treba uporabiti, kakšen je rok in ali jo mora prejemnik le pregledati. Če je možnost obveščanja na voljo, jo pustite omogočeno, ko mora oseba prejeti povezavo po e-pošti. Za hitro dostavo nekomu, ki datoteko že pričakuje, obvestilo morda ni potrebno.

V razdelku za splošni dostop je standard običajno ... Omejeno. Ta možnost zahteva, da dodate vsako pooblaščeno osebo. Če želite uporabiti povezavo, odprite meni in jo izberite. Vsakdo s povezavo. Nato ponovno nastavite dovoljenje. Javna povezava s funkcijo urejevalnika naj bo rezervirana za zelo nadzorovane situacije, saj bo vsak, ki prejme naslov, lahko spremenil datoteko.

Ko pregledate imena in dovoljenja, kliknite na Za pošiljanje ali Kopiraj povezavo. Če se odločite za kopiranje, preizkusite naslov v oknu brez beleženja zgodovine ali v računu brez dostopa, da preverite, kaj bo obiskovalec videl. Ta preizkus je še posebej uporaben, kadar bo datoteka objavljena v skupini, na spletnem mestu ali v sistemu za podporo.

Kako prilagoditi z mobilnim telefonom.

V aplikaciji Google Drive za Android ali iPhone tapnite tri pike poleg datoteke in izberite Upravljanje dostopa ali Za deljenje. Aplikacija prikazuje osebe, ki že imajo dovoljenje, in območje splošnega dostopa. Dotaknite se imena osebe, da spremenite njeno raven dostopa ali odstranite pooblastilo. Če želite ustvariti povezavo, odprite možnost splošnega dostopa in izberite ustrezno vlogo, preden se dotaknete možnosti kopiranja.

Mobilni vmesnik lahko hkrati prikaže manj podrobnosti. Zato se pomaknite navzdol, da preverite, ali pravilo velja za določene osebe ali za kogar koli s povezavo. V telefonih z več Google Računi preverite tudi, kateri račun je prikazan kot lastnik. Morda urejate datoteko iz službenega računa, medtem ko mislite, da uporabljate svoj osebni račun.

Bralec, komentator in urednik: kaj se spremeni?

Bralec lahko datoteko odpre in jo, odvisno od nastavitev, prenese, natisne ali naredi kopijo. Izvirnika se s tem ne spremeni. Komentator lahko označi odlomke in napiše opombe, vendar vsebine ne spremeni neposredno. Ta možnost je uporabna za pregled besedila, odobritev proračuna in preverjanje podatkov, saj ohranja jasen zapis o tem, kaj je bilo predlagano.

Urejevalnik lahko spreminja vsebino, jo deli z drugimi in v nekaterih primerih spreminja dovoljenja. V Google Dokumentih, Preglednicah in Predstavitvah lahko sodelavci s pravicami urejanja delajo hkrati, zgodovina različic pa beleži spremembe. V službenih ali šolskih računih lahko skrbnik omeji zunanjo skupno rabo ali odstrani nekatere možnosti iz menija.

Na voljo je tudi nastavitev, ki bralcem in komentatorjem prepreči prenos, tiskanje ali kopiranje. Ne prepreči posnetka zaslona ali prepisovanja informacij, vendar zmanjša priložnostno uporabo vsebine. Funkcija se prikaže v nastavitvah deljenja, običajno v meniju v obliki zobnika. Uporabite jo, kadar datoteka vsebuje notranje podatke, ne da bi to možnost obravnavali kot zaščito pred kopiranjem.

Kako pregledati in odstraniti dovoljenja za dostop

Nazaj na meni Za deljenje Kadar koli projekt spremeni fazo. Seznam prikazuje prejemnike, njihovo raven dostopa in v nekaterih primerih datum poteka povabila. Kliknite dovoljenje poleg osebe, da jo spremenite v bralca, komentatorja ali urednika. Če želite končati dostop, izberite Odstrani dostop in potrdite.

Ko je splošna povezava aktivna, jo preklopite na Omejeno Ko se obdobje sodelovanja konča, če želite ohraniti povezavo, funkcijo omejite na bralnik. V deljenih diskih Google Workspace lahko pravilnik organizacije preglasi nastavitve v disku. Če se meni ne prikaže, se obrnite na skrbnika ali lastnika diska.

Pogoste težave in kako se jim izogniti.

Če nekdo pravi, da povezava zahteva prijavo, preverite, ali je splošni dostop omejen ali ali je organizacija blokirala domeno osebe. Če prejemnik odpre starejšo različico, preverite, ali ste delili bližnjico, kopijo ali drugo datoteko s podobnim imenom. Da bi se izognili zmedi, preimenujte dokument z oznako različice in hranite ločeno mapo datotek.

Druga težava se pojavi, ko oseba ne more urejati. Preverite, ali je prijavljena z računom, ki je prejel povabilo, in da datoteka ni v načinu samo za branje zaradi institucionalne politike. V preglednicah lahko zaščiten obseg prepreči spremembe, tudi če je uporabnik urednik. V tem primeru preverite zaščito v sami Google Preglednicah.

Hitra vprašanja

Ali lahko delim, ne da bi dovolil urejanje?

Da. Dostop naj bo omejen ali pa uporabite možnost »Vsakdo s povezavo« in izberite »Bralec«. To je najvarnejša kombinacija za predstavitev končne različice.

Kaj se zgodi, če nekoga odstranim?

Račun ne more več odpreti datoteke, ker je bilo pooblastilo odstranjeno. Če ima račun še vedno drugo povezavo s splošnim dostopom ali preneseno kopijo, odstranitev pooblastila ne bo izbrisala tega gradiva.

Ali lahko komentator deli datoteko?

To je odvisno od računa in pravil lastnika ali skrbnika. Če je dokument občutljiv, preglejte nastavitve skupne rabe.

Kako lahko ugotovim, kdo je spremenil datoteko?

Odprite zgodovino različic ali zgodovino dejavnosti. Dokumenti, Preglednice in Predstavitve prikazujejo avtorje in čase številnih sprememb, čeprav so nekatera združena dejanja prikazana v enem samem zapisu.

Za preverjanje imen menijev in pravil dostopa si oglejte tudi uradna dokumentacija za Google Drive.

Zaključek

Učinkovito deljenje pomeni izbiro minimalnih dovoljenj, ki vam omogočajo dokončanje naloge. Za posvetovanje uporabite bralca, za pregled komentatorja in za pristno sodelovanje urednika. Preverite račun, preizkusite povezavo in po končanem delu odstranite dostop. S to rutino Google Drive ostaja praktičen, ne da bi vsaka datoteka postala trajno povabilo k spremembam.