Google Drive: 모든 사람이 편집할 수 없도록 파일을 공유하는 방법.

Google Drive에서 파일을 공유하는 것은 간단해 보이지만, 권한 설정은 상대방이 해당 콘텐츠로 무엇을 할 수 있는지를 결정합니다. 지나치게 개방적인 링크는 의도치 않은 변경을 초래할 수 있고, 과도한 제한은 빠른 협업을 여러 번의 접근 권한 요청으로 바꿔놓을 수 있습니다. 가장 좋은 방법은 공유 목적에 따라 읽기, 댓글 달기, 편집 등 접근 권한을 적절히 조정하는 것입니다.

Google Drive는 이러한 설정을 두 가지 수준으로 구성합니다. Google 계정 주소를 사용하여 특정 사용자를 초대하거나 일반적인 규칙을 적용하여 링크를 생성할 수 있습니다. 수신자가 파일을 다운로드, 인쇄 및 복사할 수 있는지 여부를 설정하고 나중에 액세스 권한을 취소할 수도 있습니다. 버튼 이름은 브라우저와 앱에 따라 약간씩 다를 수 있지만 작동 방식은 동일합니다.

공유하기 전에 상대방이 무엇을 해야 하는지 명확히 정의하세요.

먼저 상황을 세 가지로 구분해 보세요. 수신자가 계약서, 프레젠테이션 또는 최종 스프레드시트만 참조하면 되는 경우라면 읽기 전용 기능을 사용하세요. 원본 내용을 변경하지 않고 의견을 남겨야 하는 경우에는 파일 형식에 따라 댓글 작성 옵션이 제공될 때 댓글 작성 기능을 선택하세요. 공동 작업의 경우, 그룹 구성원을 신뢰하고 이전 버전을 복구할 수 있는 방법이 있다면 편집 기능을 사용하는 것이 적절할 수 있습니다.

이러한 결정은 흔히 저지르는 실수, 즉 가장 빠른 방법이라는 이유만으로 모든 파일을 편집자 권한으로 보내는 것을 방지합니다. 공동 작업 문서에서 편집자는 제목을 변경하고, 섹션을 삭제하고, 정보를 재구성할 수 있습니다. 버전 기록은 변경 사항을 복구하는 데 도움이 되지만, 접근 권한을 부여할 때 필요한 신중함을 대신할 수는 없습니다. 여러 사람과 공유하는 파일의 경우, 읽기 우선순위를 정하고 편집자는 개별적으로 초대해야 합니다.

브라우저를 통해 공유하는 방법

Google Drive를 열고 파일을 찾은 다음 마우스 오른쪽 버튼을 클릭합니다. 공유하기 위해. 나타나는 창에서 사람과 그룹을 추가하는 입력란과 권한 메뉴가 보입니다. 주소를 입력하고 선택하세요. 리더, 시사 해설자 또는 편집자 초대장을 보내기 전에 목록을 확인하세요.

메시지 입력란은 선택 사항이지만, 간단한 문장으로 맥락을 설명하는 데 도움이 됩니다. 어떤 버전을 사용해야 하는지, 마감일은 언제인지, 수신자가 검토만 하면 되는지 등을 명시하세요. 알림 옵션이 있는 경우, 수신자가 이메일로 링크를 받아야 한다면 해당 옵션을 활성화해 두세요. 파일을 이미 기다리고 있는 사람에게 빠르게 전달하려면 알림은 불필요할 수 있습니다.

일반 접근 섹션에서 표준은 일반적으로... 제한된. 이 옵션을 사용하려면 승인된 사용자를 각각 추가해야 합니다. 링크를 사용하려면 메뉴를 열고 해당 옵션을 선택하세요. 링크를 가진 사람. 다음으로, 권한을 다시 설정하세요. 편집 기능이 있는 공개 링크는 매우 제한적인 상황에서만 사용해야 합니다. 해당 주소를 받은 사람은 누구나 파일을 수정할 수 있기 때문입니다.

이름과 권한을 검토한 후 클릭하세요. 보내려면 또는 링크 복사. 주소를 복사하기로 결정했다면, 방문자가 보게 될 내용을 확인하기 위해 시크릿 모드 창이나 접근 권한이 없는 계정에서 주소를 테스트해 보세요. 이 테스트는 특히 파일을 그룹, 웹사이트 또는 지원 시스템에 게시할 때 유용합니다.

휴대폰을 사용하여 조정하는 방법.

Android 또는 iPhone용 Google Drive 앱에서 파일 옆에 있는 점 3개를 탭하고 선택하세요. 접근 권한 관리 또는 공유하기 위해. 이 앱은 이미 권한이 있는 사용자와 일반 액세스 영역을 보여줍니다. 사용자 이름을 탭하면 액세스 수준을 변경하거나 권한을 제거할 수 있습니다. 링크를 생성하려면 일반 액세스 옵션을 열고 적절한 역할을 선택한 다음 복사를 탭하세요.

모바일 인터페이스에서는 한 번에 표시되는 세부 정보가 적을 수 있습니다. 따라서 스크롤을 내려 규칙이 특정 사용자에게만 적용되는지, 아니면 링크를 가진 모든 사용자에게 적용되는지 확인하세요. 여러 Google 계정이 있는 휴대폰에서는 어떤 계정이 소유자로 표시되는지도 확인해야 합니다. 개인 계정으로 편집하고 있다고 생각하면서 회사 계정으로 파일을 편집하고 있을 수도 있습니다.

독자, 논평가, 편집자: 무엇이 달라질까요?

독자는 파일을 열고 설정에 따라 다운로드, 인쇄 또는 복사할 수 있습니다. 원본은 변경되지 않습니다. 댓글 작성자는 구절을 강조 표시하고 메모를 작성할 수 있지만 내용을 직접 수정할 수는 없습니다. 이 기능은 제안 내용을 명확하게 기록으로 남길 수 있으므로 텍스트 수정, 예산 승인 및 데이터 검증에 유용합니다.

편집자는 콘텐츠를 수정하고, 다른 사람과 공유하고, 경우에 따라 권한을 변경할 수 있습니다. Google Docs, Sheets, Slides에서는 편집 권한이 있는 공동 작업자가 동시에 작업할 수 있으며, 버전 기록에 변경 사항이 저장됩니다. 회사 또는 학교 계정의 경우 관리자는 외부 공유를 제한하거나 메뉴에서 일부 옵션을 제거할 수 있습니다.

독자와 댓글 작성자가 다운로드, 인쇄 또는 복사하지 못하도록 하는 설정도 있습니다. 스크린샷을 찍거나 정보를 옮겨 적는 것은 막지 못하지만, 콘텐츠의 무분별한 사용을 줄일 수 있습니다. 이 기능은 공유 설정에서 톱니바퀴 모양 메뉴로 나타납니다. 파일에 내부 데이터가 포함된 경우 이 옵션을 사용하되, 복사 방지 기능으로 생각하지는 마십시오.

접근 권한을 검토하고 제거하는 방법

메뉴로 돌아가기 공유하기 위해 프로젝트 단계가 변경될 때마다 목록에 수신자, 액세스 수준, 그리고 경우에 따라 초대 만료일이 표시됩니다. 각 사용자 옆에 있는 권한을 클릭하여 읽기, 댓글 작성 또는 편집 권한을 부여할 수 있습니다. 액세스 권한을 종료하려면 해당 옵션을 선택하세요. 접근 권한 제거 그리고 확인하세요.

일반 링크가 활성화되면 다음으로 전환하세요. 제한된 공동 작업 기간이 종료된 후에도 링크를 유지해야 하는 경우, 읽기 전용으로 권한을 낮추세요. 공유 Google Workspace 드라이브의 경우, 조직 정책이 드라이브 설정보다 우선 적용될 수 있습니다. 메뉴가 표시되지 않으면 드라이브 관리자 또는 소유자에게 문의하세요.

흔히 발생하는 문제점과 이를 피하는 방법.

링크를 클릭하면 로그인이 필요하다고 표시되면, 일반 액세스가 제한되어 있는지 또는 해당 사용자의 도메인이 조직에서 차단되었는지 확인하세요. 수신자가 이전 버전을 열면 바로 가기, 복사본 또는 이름이 비슷한 다른 파일을 공유했는지 확인하십시오. 혼동을 피하려면 문서 이름을 버전 표시를 포함하여 변경하고 별도의 폴더에 보관하세요.

또 다른 어려움은 해당 사용자가 편집 권한이 없는 경우에 발생합니다. 초대장을 받은 계정으로 로그인했는지, 그리고 기관 정책으로 인해 파일이 읽기 전용 모드가 아닌지 확인하십시오. 스프레드시트의 경우, 편집 권한이 있는 사용자라도 보호된 범위로 인해 변경이 불가능할 수 있습니다. 이 경우 Google Sheets 자체의 보호 설정을 검토하십시오.

간단한 질문

편집 권한 없이 공유할 수 있나요?

네. 접근 권한은 '제한됨'으로 설정하거나 '링크가 있는 모든 사람'으로 설정한 후 '읽기 전용'을 선택하세요. 이것이 최종 버전을 제공하는 데 가장 안전한 조합입니다.

누군가를 삭제하면 어떻게 되나요?

계정 권한이 제거되었으므로 더 이상 해당 계정으로 파일을 열 수 없습니다. 계정에 일반 액세스 권한이 있는 다른 링크나 다운로드한 사본이 남아 있는 경우, 권한을 제거해도 해당 자료는 삭제되지 않습니다.

댓글 작성자분께서 파일을 공유해 주실 수 있을까요?

이는 계정 및 소유자 또는 관리자의 규칙에 따라 다릅니다. 문서가 민감한 정보라면 공유 설정을 검토하십시오.

파일을 수정한 사람이 누구인지 어떻게 알 수 있나요?

버전 기록 또는 활동 기록을 엽니다. Docs, Sheets, Slides에서는 대부분의 변경 사항에 대한 작성자와 시간을 표시하지만, 일부 그룹화된 작업은 단일 기록에 나타날 수 있습니다.

메뉴명 및 접근 규칙을 확인하려면 다음을 참조하십시오. 구글 드라이브 공식 문서.

결론

효과적인 공유란 작업을 완료하는 데 필요한 최소한의 권한만 선택하는 것을 의미합니다. 읽기 권한은 참고용으로, 댓글 작성 권한은 검토용으로, 편집 권한은 진정한 공동 작업에 사용하세요. 작업이 완료되면 계정을 확인하고 링크를 테스트한 후 액세스 권한을 제거하세요. 이러한 루틴을 따르면 모든 파일을 언제든 수정할 수 있는 상태로 만들지 않고도 Google Drive를 효율적으로 사용할 수 있습니다.